Voor hotels en logies

Telesecretariaat voor hotels

Uw gasten krijgen een gastvrije, professionele ontvangst — ook wanneer de receptie bezet is of de nachtploeg andere prioriteiten heeft.

Bespreek uw telefoonopvang Bel +32 2 342 02 56

Basisabonnement < € 4 per dag

Betaalbaar en duidelijk

24/7 telefoonopvang vanaf € 95 per maand

Het verbruik wordt afzonderlijk aangerekend. Kies het volume dat bij uw werking past.

Bekijk alle tarieven

Uw externe receptie

Gastvrij bereikbaar op elk belangrijk moment

Tijdens check-in, ontbijtservice of een druk evenement kan de telefoon blijven rinkelen. Wij nemen op met uw hotelnaam en handelen iedere vraag af volgens uw receptieprocedures.

Reservatievragen, wijzigingen en praktische verzoeken worden rechtstreeks verwerkt wanneer uw systemen en afspraken dat toelaten. Andere vragen komen als duidelijke taak bij de juiste receptie- of reserveringsmedewerker terecht.

U kiest wanneer we inspringen: bij overflow, buiten de receptie-uren, tijdens pieken of als vaste aanvulling op uw eigen team.

24/7Ondersteuning voor avond, nacht, weekend en feestdag.

Uw hotelnaamEen consequente gastbeleving vanaf de eerste seconde.

ReservatiegegevensAlle basisinformatie netjes verzameld voor snelle opvolging.

GastenverzoekenPraktische vragen registreren en naar de juiste dienst sturen.

Flexibele overflowAlleen inspringen wanneer uw eigen receptie niet kan opnemen.

Gastvrijheid stopt niet bij de balie

Een gemiste oproep kan een gemiste reservatie zijn.

Wij zorgen dat potentiële en verblijvende gasten niet op voicemail stranden. Ze krijgen meteen erkenning, praktische hulp en een heldere volgende stap.

Onze werkwijze

Uw receptieprocedure, ook aan onze lijn

Van reservatievraag tot intern verzoek: iedere categorie krijgt een afgesproken behandeling.

Gast en vraag herkennen

We bepalen of het gaat om een nieuwe boeking, bestaande reservatie, verblijvende gast of zakelijke aanvraag.

Naam en bereikbaarheid
Verblijfsdata of reservatiereferentie
Taal en gewenste vervolgactie

Gegevens verzamelen

We vragen de relevante informatie uit en raadplegen de middelen die u beschikbaar stelt.

Aantal gasten en kamers
Kamertype en voorkeuren
Bijzondere praktische wensen

Actie uitvoeren

We verwerken wat binnen onze opdracht valt of schakelen gericht door naar de juiste afdeling.

Reservatie of wijziging
Taak voor receptie of housekeeping
Escalatie volgens beschikbaarheid

Bevestigen en rapporteren

Gast en hotelteam weten welke actie genomen is en wat nog moet volgen.

Duidelijke gastbevestiging
Compact intern verslag
Openstaande taak zichtbaar

Praktisch inzetbaar

Voor elke fase van het verblijf

Nieuwe reservaties

Beschikbaarheid en basiswensen uitvragen en verwerken volgens uw systeem.

Wijzigingen en annulaties

Bestaande boekingen correct herkennen en de afgesproken procedure volgen.

Vragen vóór aankomst

Parking, check-in, bereikbaarheid en praktische hotelinformatie toelichten.

Verblijvende gasten

Verzoeken registreren en naar receptie, housekeeping of technische dienst sturen.

Groepen en events

Zakelijke of groepsaanvragen volledig doorgeven aan de verantwoordelijke.

Nacht en overflow

Extra bereikbaarheid wanneer de receptie tijdelijk niet kan opnemen.

Praktische vragen

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie in ons reservatiesysteem werken?

Dat kan wanneer het systeem geschikt is voor externe toegang en we samen duidelijke rechten en werkafspraken vastleggen.

Kunnen jullie meerdere talen opvangen?

We bespreken vooraf welke talen en tijdstippen u nodig hebt, zodat de haalbare bezetting correct kan worden afgestemd.

Behandelen jullie ook vragen van gasten die al verblijven?

Ja. We registreren het verzoek en volgen uw instructies voor receptie, housekeeping, techniek of escalatie.

Kan de doorschakeling alleen bij drukte worden gebruikt?

Ja. U kunt permanent, tijdgestuurd, bij geen antwoord of uitsluitend tijdens specifieke piekmomenten doorschakelen.

Gastvrij bereikbaar

Verleng uw receptie zonder extra baliedruk.

Bespreek uw werking +32 2 342 02 56